Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
1. Verantwortlicher
Für die Datenverarbeitung ist AXRO GmbH (Schnackenburgallee 183 - 201, 22525 Hamburg), E-Mail: mailto:axro@axro.com verantwortlich.
2. Datenschutzinformation für Bewerber*Innen
1. Verantwortlicher
Für die Datenverarbeitung ist AXRO GmbH (Schnackenburgallee 183 - 201, 22525 Hamburg), E-Mail: mailto:axro@axro.com verantwortlich.
2. Datenschutzinformation für Bewerber*Innen
2.1. Art, Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir die Daten, die zu dessen Durchführung erforderlich sind. Dies können Kontaktdaten, alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen etc.) sowie ggf. Bankverbindungsdaten (bei Reisekostenerstattung) sein. Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Sofern es nicht zu einer Einstellung kam, wir Ihre Bewerbung aber für eine gegebenenfalls später vakante Stelle berücksichtigen möchten, holen wir Ihre Einwilligung zur Aufnahme der Bewerbung in unseren Bewerberpool ein. Die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist § 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (Einwilligung).
Im Falle einer Einstellung werden die Daten aus dem Bewerbungsverfahren verarbeitet, die für den Einstellungs-prozess erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere Name, Anschrift und Kontaktdaten. Die private E-Mail-Adresse wird genutzt, um einen Account in unserer HR-Software anzulegen. Hierüber ist es uns möglich, erforderlich Unterlagen schnell bereitzustellen bzw. eine sichere Upload-Möglichkeit von benötigten Dokumenten über eine verschlüsselte Verbindung anzubieten.
2.2. Weitergabe von Daten
Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie in die Weitergabe eingewilligt haben (§ 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfolgt grundsätzlich keine Datenweitergabe.
Bei der Datenverarbeitung können streng weisungsgebundene externe Dienstleister eingesetzt werden. Mit diesen wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Diese werden von uns regelmäßig auditiert.
2.3. Datenlöschung
Besteht keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, werden die Daten gelöscht, wenn die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Kommt es nicht zu einer Einstellung, erfolgt die Löschung regelmäßig sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z.B. Reisekosten¬erstattung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
Bei einer Aufnahme Ihrer Bewerbung in unseren Bewerberpool halten wir diese für maximal 2 Jahre vor.
3. Datenschutzhinweise für die Nutzung des Hinweisgebersystems
Der Hinweis geht per E-Mail, telefonisch, per Post an unsere externe Ombudsstelle die Wirtschaftskanzlei MÖHRLE HAPP LUTHER, die diesen nach einer ersten Stichhaltigkeitsprüfung an uns zur weiteren Aufklärung weiterleitet. Unsere Ombudsstelle ist zur Einhaltung der Vertraulichkeit verpflichtet. Nur ein sehr kleiner Kreis ausdrücklich autorisierter und zur Vertraulichkeit verpflichteter Mitarbeitender erhält das Ergebnis der Stichhaltigkeitsprüfung. Die Kommunikation mit der Ombudsperson erfolgt stets verschlüsselt.
Sofern sich einzelne Hinweise als grob fahrlässig oder vorsätzlich erteilte unrichtige Informationen erweisen, kann Ihre Identität nicht vertraulich behandelt werden.
In bestimmten Fällen besteht für uns die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen gemäß des gesetzlichen Transparenzgebots zu informieren. Dies trifft regelmäßig zu, sofern die Informationserteilung an die beschuldigte(n) Person(en) die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Sofern keine gesetzlichen Ausnahmen vorliegen, wird Ihre Identität als hinweisgebende Person nicht offengelegt und es wird sichergestellt, dass keine anderweitigen Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Rahmen des Eingangs von Meldungen, die Stichhaltigkeitsprüfung und Dokumentation ist die Wirtschaftskanzlei MÖHRLE HAPP LUTHER, Brandstwiete 3, 20457 Hamburg, Tel.: +49 (0)40 85 301 – 0, E-Mail: hamburg@mhl.de.
Verantwortliche(r) für die Datenverarbeitung bei Offenlegung der Identität gegenüber der Zuständigen Stelle nach Maßgabe des § 9 Abs. 3 und 4 HinSchG sowie für die Verarbeitungen im Zusammenhang mit der Durchführung von Folgemaßnahmen sind Frau Rechtsanwältin Dr. Andrea Kröpelin und Herr Rechtsanwalt Dr. Joachim Jung der Wirtschaftskanzlei MÖHRLE HAPP LUTHER.
3.1. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Neben den Inhalten Ihres Hinweises werden dabei insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:
• Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• Position im Unternehmen (sofern Sie für uns tätig sind)
• Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• Eingangsbestätigung Ihres Hinweises und die weitere Kommunikation mit Ihnen,
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in Ihrem Hinweis genannt sind.
Bitte beachten Sie, dass Informationen über den m Gegenstand Ihres Hinweises und die dort genannten Personen von der Ombudsstelle an die zuständige Stelle der jeweiligen Gesellschaft weitergegeben werden können, sofern dies für die Durchführung interner Untersuchungen oder die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich ist. Sofern in diesem Zusammenhang Rückschlüsse auf Ihre Identität absehbar sind, leiten wir die Informationen nur weiter, sofern Sie Ihre Einwilligung gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG erteilt haben.
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Ihre Daten werden im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für die folgenden konkreten Compliance- und Aufklärungszwecke verarbeitet:
• Untersuchung der Plausibilität von zugetragenen Hinweisen: Vor der Einleitung von Aufklärungsmaßnahmen wird unter anderem geprüft, ob die von Ihnen übermittelten Hinweise plausibel erscheinen und auf einen Regelverstoß durch einen unserer Beschäftigten schließen lassen.
• Aufklärung von Fehlverhalten: Handelt es sich um einen plausiblen Hinweis, können Aufklärungs-maßnahmen zur Aufklärung des Sachverhalts sowie möglicher Verstöße oder Straftaten durchgeführt werden. Hierzu werden die in Ihrem Hinweis enthaltenen Informationen sowie weitere verfügbare Informationen herangezogen und verarbeitet. Dies betrifft beispielsweise die Aufdeckung und Ahndung von Betrugshandlungen, Korruption, Steuerstraftaten, Kartellverstößen, Geldwäsche oder sonstigen Wirtschaftsdelikten oder auch von Verletzungen unserer internen Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct).
• Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens: Wird im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung ein Verstoß festgestellt, können Folgemaßnahmen (Sanktionen) gegenüber den Beschuldigten Personen ergriffen werden. Weiterhin fließen die Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen - soweit sie dafür geeignet sind - auch in allgemeine, präventive Compliance-Maßnahmen (z.B. Schulungen) ein und tragen so dazu bei, dass künftige arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder Straftaten von Beschäftigten verhindert oder erschwert werden.
• Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Sofern ein Verstoß festgestellt wurde, können die im Zuge der Sachverhaltsaufklärung erhobenen Informationen dazu herangezogen werden rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren bzw. drohenden wirtschaftlichen oder sonstige Schäden von der betroffenen Gesellschaft oder Person abzuwenden.
• Entlastung von Beschäftigten: In Abstimmung mit der jeweils betroffenen Person(en) werden gegebenenfalls auch geeignete Aufklärungsmaßnahmen ergriffen, sodass mögliche Vorwürfe gegen zu Unrecht in Verdacht geratene Betroffene aufgeklärt und diese entlasten werden können.
• Umsetzung Mitwirkungspflichten: Gegebenenfalls müssen wir aufgrund gesetzlicher Mitwir-kungspflichten die im Rahmen der Aufklärungsmaßnahmen erhobenen Daten an Strafverfolgungs¬behörden oder sonstige Behörden weiterleiten. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn eine Strafverfolgungsbehörde als Folge einer Aufklärungsmaßnahme ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen einen Betroffenen einleitet.
Die Datenverarbeitungen erfolgen grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 S. 1 HinSchG. Die oben genannten Datenverarbeitungen können je nach Verarbeitungszweck aber auch auf Grundlage anderer Vorschriften erfolgen. Insbesondere gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit:
- §§ 16 ff. HinSchG zu Zwecken der Einrichtung sowie Gestaltung der internen Meldestelle, der Durchführung eines internen Verfahrens oder der Ergreifung von Folgemaßnahmen.
- § 11 HinSchG zu Erfüllung der Dokumentationspflichten. Für die Aufzeichnung oder wortge¬treue Protokollierung Ihres telefonisch oder mittels einer Sprachmitteilung erfolgten Hinweises benötigen wir Ihre Einwilligung. Diese werden wir in diesem Fall gesondert einholen und dokumentieren.
Sofern zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten zwingend erforderlich ist, erfolgt diese gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO in Verbindung mit § 10 Satz 2 HinSchG.
In Einzelfällen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen überwiegen. Dies kann insbesondere im Zusammenhang mit Geltendmachung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen, der Entlastung von Beschäftigten, der Prüfung der Relevanz für andere Gesellschaften und der Verbesserung der Compliance-Strukturen der Fall sein.
3.2. Empfänger Ihrer Daten
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern eine Übermittlung Ihrer Daten zur Einleitung von Folgemaßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Datenweitergabe ausschließlich, sofern Sie hierin einwilligen oder sofern dies gemäß § 9 Abs. 1 und Abs. 4 HinSchG legitimiert ist.
Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kann es in Einzelfällen zu einer Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie unseren externen Rechtsbeistand kommen. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
3.3. Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Verfahrens zu Dokumentationszwecken über 3 Jahre auf (§ 11 Abs. 5 HinSchG) aufbewahrt. In Ausnahmefällen kann es zu einer längeren Aufbewahrung kommen, sofern andere Rechtsvorschriften eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.
4. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an folgende Kontaktadresse:
bewerbung@axro.com
Sie haben zudem das Recht hat auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Nennen Sie im Falle einer Anfrage bitte das betreffende Unternehmen. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:
datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße, 8828217 Bremen
E-Mail: office@datenschutz-nord.de
Web: https://www.dsn-group.de/